Para que un proyecto empresarial pueda hacerse realidad y comenzar a desarrollar una determinada actividad económica, además de los imprescindibles estudios previos de viabilidad y mercados posibles hay que tener en cuenta que son necesarios una serie de trámites administrativos para que la empresa sea considerada como tal, y cuente con todas las garantías asumiendo sus obligaciones legales y tributarias.
Antes del inicio de la actividad, la empresa debe estar inscrita en la Seguridad Social. Esta inscripción y alta e implica la asignación por parte de la Tesorería General de la Seguridad Social de un Código de Cuenta de Cotización, imprescindible, para realizar cualquier trámite o pago posterior, incluido el de poder contratar a los trabajadores que requerirá la actividad laboral y para abonar las cotizaciones correspondientes.
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Antes de dar de alta la empresa
Aunque las medidas encaminadas a facilitar los trámites a los emprendedores hacen que cada vez sea más sencillo poner en marcha un proyecto, crear una empresa sigue siendo algo complicado. Antes de darle de alta a la tuya, primero tendrás que constituirla y recabar algunos de los documentos imprescindibles para obtener esa alta.
Aunque cada caso tiene sus peculiaridades, de manera resumida, los pasos para la creación de una empresa son:
- Determinar su forma legal: empresario individual, o colectivo (sociedad anónima limitada, cooperativa, comunidad de bienes…)
- Establecer sus estatutos y firmar la escritura de constitución ante notario (empresarios colectivos).
- Inscribir la citada escritura en el registro público correspondiente (en la mayoría de los casos en el registro mercantil) que será el más cercano al domicilio social de la nueva empresa.
- Solicitar el NIF de la empresa recién constituida, bien en la delegación de la Agencia Tributaria correspondiente o vía telemática.
Documentación necesaria
Una vez hechos todos los trámites anteriores, para que tu empresa quede dada de alta en la Seguridad Social deberás solicitarlo aportando:
- Modelo oficial de solicitud TA 6 (ver PDF)
- DNI u otro documento identificativo del titular ( o titulares) de la empresa o del empresario individual
- Documento emitido por el Ministerio de Economía y Hacienda (Agencia Tributaria) en el que queda asignado el Número de Identificación Fiscal (NIF).
- Documento identificativo de quien hace la solicitud.
- Documento de constitución de la empresa (escritura) debidamente registrado.
- Declaración de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores (Modelo 036)
Modelo TA 6
El Modelo TA 6 es el que tendrás que presentar para solicitar el alta de tu empresa y obtener una primera cuenta de cotización.
Entre los datos más importantes que deben quedar reflejados en este formulario destacan los relativos al régimen de la Seguridad Social en el que queda encuadrada la empresa y aquellos que contribuyen a su correcta identificación:
- Nombre y apellidos o Razón Social
- Nombre comercial
- Domicilio de la empresa
- Número de identificación fiscal (NIF, CIF) y número de la Seguridad Social o de afiliación del empresario.
- Para el empresario colectivo (sociedades) son indispensables además los datos del registro donde figurará, entre otros datos, la fecha de constitución de la empresa.
También han de figurar datos específicos sobre la actividad económica que se pretende iniciar y sobre la mutua o entidad con la que la empresa ha concertado la cobertura de incidencias relacionadas con accidentes de trabajo o enfermedades profesionales.
Quién debe solicitar el alta
Dar de alta a la empresa es un requisito de obligado cumplimiento antes del inicio de su actividad, independientemente del sector al que se dedique y de la forma jurídica en la que esté constituida.
La solicitud puede presentarla directamente el empresario u otra persona que le represente, siempre que disponga de un documento que acredite que está autorizado para hacerlo.
Dónde y cómo solicitar el alta
El organismo encargado de dar de alta a las empresas constituidas es la Tesorería General de la Seguridad Social y el trámite puede realizarse de dos maneras:
- De forma presencial, acudiendo con cita previa a la Administración de la TGSS más cercana al domicilio de la empresa. Es importante saber que la empresa necesita un código de cuenta de cotización en cada una de las provincias en las que ejerza su actividad, es decir, si tu empresa tiene su razón social en Madrid pero también cuenta con un centro de trabajo en Barcelona, además del alta tendrás que solicitar un segundo código de cotización a través del modelo TA 7.
- Vía telemática, con certificado digital y a través de la sede electrónica de la Seguridad Social accediendo al apartado “inscripción del empresario”.
Costes y tiempo de tramitación
El alta en sí misma no supone coste alguno pero tendrás que tener en cuenta que algunos de los trámites previos sí pueden implicar un desembolso económico más o menos importante, entre otros:
- Notario para la firma de escritura de constitución (los gastos varían notablemente de una provincia a otra pero pueden ser aproximadamente unos 300 €).
- Depósito del posible capital social (para sociedades limitadas o anónimas).
- Solicitud de razón social e inscripción en el Registro Mercantil (a partir de 50 €).
En cuanto al tiempo de tramitación, el modelo TA 6 establece que la administración de la seguridad social dispones de 45 días para resolver la solicitud y siempre podrá pedir la documentación anexa que se considere oportuna en cuyo caso este plazo puede prolongarse.
Trámites relacionados
Para completar los trámites relativos a la constitución y alta de una empresa faltarían tres gestiones también importantes:
- Alta en el RETA. Tanto el empresario individual como los posibles administradores de una sociedad empresarial son considerados, además, trabajadores, por lo que deben estar inscritos en alguno de los regímenes de la seguridad social. En este caso, el alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) es exigible.
- Pago del Impuesto de Actividades Económicas (IAE). El empresario (o empresa) deberá solicitar (y abonar) el correspondiente IAE, según actividad, bien directamente a través de la Agencia Tributaria o bien a través de cuotas locales (ayuntamientos), en un plazo no superior al mes siguiente al inicio de la actividad.
- Alta en el sistema RED. Salvo determinadas excepciones, las empresas, independientemente de su número de trabajadores, están obligadas a incorporarse al Sistema de Remisión Electrónica de Datos (RED) para facilitar la comunicación y la gestión de los distintos trámites administrativos con la Seguridad Social y la Agencia Tributaria (por ejemplo el pago de impuestos y de cotizaciones de los trabajadores).