El certificado de contratistas y subcontratistas es una garantía para todo aquel que contrate o subcontrate a un trabajador, profesional o empresario para la ejecución de obras o prestación de servicios siempre que estos estén relacionados con su actividad.
Hay que tener en cuenta que la Ley General Tributaria establece que quien contrata (o subcontrata) un determinado servicio es responsable subsidiario de la deuda que pudiera derivarse si el contratado no cumple con su obligación de pagar a Hacienda el impuesto correspondiente que ha generado la actividad que ha realizado.
Con un ejemplo se entiende perfectamente. Una empresa de construcción necesita subcontratar los servicios de un carpintero. El profesional autónomo se convierte en proveedor de un cliente (el constructor) y, una vez realizado el trabajo, deberá emitirle la correspondiente factura con las retenciones e impuestos que establezca la ley en cada caso. Si el carpintero no tributase, Hacienda podría acabar reclamando al constructor. En cambio, si la empresa constructora hubiese exigido el certificado de contratista y subcontratista al carpintero, quedaría exenta de cualquier responsabilidad.
En definitiva, el certificado de contratistas confirma que un profesional está al corriente de pago de sus obligaciones fiscales.
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Quién necesita un certificado de contratistas y subcontratistas
Tanto solicitar el certificado a la Agencia Tributaria como exigirlo para tener la certeza de que la ejecución de una obra o prestación de un servicio son trámites cada vez más habituales, que afecta a las relaciones laborales.
Cualquier profesional, generalmente autónomos, puede solicitarlo a la administración tributaria para poder ofrecerlo como garantía a la hora de optar a nuevas contrataciones o subcontrataciones. Por su parte, la persona o empresa que pretenda contratarlo no tiene que (ni puede) solicitarlo a Hacienda.
En este sentido, se trata de un trámite personal. Solo el autónomo puede acceder a los datos sobre su actividad que obran en poder de la Agencia Tributaria. Lo que sí puede hacer quien contrata y paga es exigir al trabajador que le presente el certificado para protegerse, así, de la responsabilidad subsidiaria que pudiera tener en caso de falta de pago de sus impuestos por parte del contratado.
Es importante recalcar que quien contrata sólo podrá exigir el certificado si la subcontrata está relacionada con su actividad principal (volviendo al ejemplo, el constructor podrá pedírselo al carpintero, pero no al profesor autónomo que da clases particulares a su hijo).
El certificado exime de responsabilidad al pagador pero éste no puede solicitarlo directamente a la Agencia Tributaria sino pedirle a su contratado o subcontratado que se lo presente.
Cómo obtener el certificado de contratistas y subcontratistas
Es la Agencia Tributaria quien expide el certificado y puedes solicitarlo de dos maneras:
- Por Internet. A través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria
- Con DNIe, certificado electrónico o cl@ve PIN
- Si no dispones de ninguna de estas herramientas, también puedes solicitarlo en el apartado: “Solicitud sin certificado”. En este caso tendrás que indicar los siguientes datos:
- Tu NIF
- Importe de la casilla 84 de tu declaración anual de IVA (modelo 390) o casilla 03 de tu declaración anual de retenciones (modelo 190), según proceda.
- NIF del pagador. Es fundamental porque este certificado nunca es genérico. En la solicitud ha de figurar el NIF de quien (o quienes) te lo han pedido, porque recibirás un certificado por cada pagador.
- De manera presencial, en alguna de las oficinas de la Agencia Tributaria, rellenando el formulario 01C.
Qué información recoge el certificado
El certificado positivo (no existe negativo, simplemente se deniega el certificado) acredita que quien lo obtiene está al corriente de pago y no tiene obligaciones tributarias pendientes que se correspondan con los doce meses anteriores. Por eso es una garantía para quien quiera contratarle porque “supuestamente” va a seguir cumpliendo con esas obligaciones. Aun así, si el contratista no lo hiciese, el pagador, con el certificado en su poder, no tendría responsabilidad alguna.
El certificado a veces se deniega por causas diversas. La más común es, lógicamente, por existir deudas pendientes, pero también puede ser porque el solicitante no haya presentado las declaraciones correspondientes o porque esté condenado por delito fiscal.
Costes, tiempo de tramitación y validez
El certificado de contratistas y subcontratistas se obtiene prácticamente de forma inmediata siempre que sea positivo, es decir, que no resulte denegado.
Si lo pides on line, se genera automáticamente y podrás descargarlo e imprimirlo si has accedido con certificado electrónico, DNIe o C@ave. Si has accedido solo con tu NIF, podrás hacer la solicitud pero recibirás el certificado por correo ordinario en tu domicilio fiscal. Lo mismo ocurre en los casos en los que hayas pedido el certificado de manera presencial.
Si el resultado de tu solicitud es negativo, por ejemplo, porque en la información de la Agencia Tributaria figuran deudas, en la opción “recogida de certificados”, de la sede electrónica de la Agencia, tendrás a tu disposición la certificación negativa en un plazo de tres a cinco días. Con DNIe o firma electrónica puedes consultar el estado de tramitación de tu certificado en cualquier momento.
La solicitud y retirada no implican conste económico para el contribuyente y la validez del certificado de contratistas y subcontratistas es de un año.