Cualquier trabajador que realice una actividad económica por cuenta propia está obligado a darse de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). El alta en el RETA implica quedar inscrito en este régimen especial de la seguridad social que tiene características propias y que genera una serie de derechos y obligaciones que el trabajador deberá cumplir mientras dure el ejercicio de su actividad.  Solicitar el alta en el RETA es obligatorio para todos los que deciden hacerse autónomo y comenzar una actividad profesional por su cuenta.

¿Quién debe solicitar el alta en el RETA?

Si ejerces (o piensas hacerlo) una actividad económica lucrativa por tu cuenta, es decir, sin tener un contrato de trabajo con una empresa o empresario, debes solicitar siempre el alta en el RETA, aunque no seas titular de una empresa e incluso aunque también estés incluido en el régimen general de la seguridad social. Una persona puede trabajar por cuenta ajena parte de su jornada y también realizar trabajos por cuenta propia. En este caso, estará dado de alta tanto en el régimen general como en el RETA. Es lo que como se conoce como estar en situación de pluriactividad.

Además deben darse de alta:

• Cónyuge y familiares del autónomo que colaboren directamente con su actividad y que no sean asalariados. (Lo que se conoce cómo autónomo colaborador)
• Profesionales por cuenta propia que, para desarrollar su trabajo, deban inscribirse en colegio profesionales que estén incluidos en este régimen especial.
• Socios de comunidades de bienes.
• Administradores, consejeros o gerentes de sociedades mercantiles.

¿Qué hacer antes de darse de alta?

Si estás decidido a poner en marcha un proyecto y a trabajar por tu cuenta, antes de darte de alta en el RETA, deberás llevar a cabo dos trámites previos:

1. Comunicar en Hacienda (Agencia Tributaria) el inicio de tu actividad a través del alta censal (formularios 036 o 037).
2. Darte de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) incluyendo esa actividad a la que te vas a dedicar en el epígrafe correspondiente del modelo 840. Si no estás exento de su pago deberás abonarlo.

Ten en cuenta que si es la primera vez que trabajas, antes de darte de alta como autónomo deberás estar de alta en la seguridad social, es decir, para ser autónomo tienes que tener antes un número de afiliación a la SS.

Dónde y cómo darse de alta en el RETA

Una vez realizados los trámites anteriores, tienes 30 días para darte de alta en el RETA. Puedes hacerlo por dos vías:

• De manera presencial, acudiendo a alguna de las delegaciones de la seguridad social, en la que deberás entregar el modelo TA 0521 junto a una fotocopia de tu DNI y otra de tu alta en Hacienda.
• Por internet. Puedes tramitar las altas, las bajas o la modificación de tus datos como autónomo de forma sencilla a través de la sede electrónica de la seguridad social. Para acceder a esta opción, debes disponer de certificado digital, en cuyo caso podrás enviar tu alta de manera inmediata rellenando el impreso TA 0521 on line, o contar con usuario y contraseña permanente Cl@ve. Si optas por este segundo método, deberás incluir un número de móvil en el que recibirás, vía SMS, un código de seguridad para que puedas completar tu solicitud de alta y enviarla telemáticamente.

Documentación a presentar

Tanto si te das de alta de manera presencial como si lo haces a través de la sede electrónica, deberás presentar el modelo general TA 0521, válido para solicitar el alta, la baja o la variación de datos en el RETA.

En este formulario quedarán recogidos: datos personales, datos relativos a la actividad profesional y también un número de cuenta (IBAN) en el que poder domiciliar el pago de las cuotas mensuales que deberás empezar a pagar como autónomo. Además, en este documento deberás especificar la base de cotización por la que optas (desde la mínima a la máxima). Por último, tendrás que señalar si te acoges o no a las coberturas por contingencias profesionales (accidente o enfermedad profesional) y por incapacidad temporal.

Ten en cuenta que además del formulario general TA0521, existen otros modelos para el alta en el RETA en situaciones concretas, por ejemplo: el TA 0521/2 para familiares colaboradores (conocido también como autónomo colaborador) , o el TA 0521/7 para trabajadores por cuenta propia del sector agrario.

Además del formulario correspondiente, si presentas tu alta de forma presencial deberás aportar también fotocopia de tu DNI, fotocopia del alta en Hacienda y del alta en el IAE. Como siempre te recordamos que para realizar algunos trámites Hacienda deberás pedir cita previa en con la Agencia Tributaria, sobre todo en el caso de que debas realizarlos personalmente.

Costes y tiempos

Desde el inicio de la actividad y el consiguiente alta censal en Hacienda tienes 30 días para inscribirte en el RETA. El alta en este régimen especial de la seguridad social tiene efectos inmediatos y afecta al mes completo en el que te des de alta, es decir, si lo haces en octubre, aunque sea el día 30, deberás abonar la cuota de autónomos completa.

En sí mismo, el trámite no cuesta dinero pero, una vez elegida la base de cotización y realizada el alta, el primer pago llegará a la cuenta que deberás haber indicado previamente.

Actualmente existen una serie de ayudas encaminadas a facilitar la creación de empresas y reducir los costes que supone el alta en el RETA. La más importante es la llamada tarifa para plana para autónomos, que supone una cuota fija de 50 € para aquellos que se den de alta por primera vez (no puedes haber estado de alta como autónomo los cinco años anteriores) durante los seis primeros meses de actividad. Transcurrido este primer plazo pagarías, durante los tres meses siguientes solo el 50% de tu cuota y los tres posteriores el 30%.

Para 2018, está previsto ampliar estas ayudas extendiendo la cuota de 50 € durante todo el primer año de actividad tras el alta en el RETA.

Cualquier relación laboral se basa en el establecimiento de un contrato entre una empresa (o autónomo) y un trabajador, en el que quedan reflejados los derechos y las obligaciones de ambas partes.

Para que ese contrato sea válido y cuente con todas las garantías, es necesario realizar una serie de trámites previos cuyo objetivo es identificar, en la Seguridad Social, tanto a la empresa como al trabajador y, además, dejar constancia de las características de la relación laboral que se ha establecido.

Requisitos para contratar a un trabajador

Para poder dar de alta y contratar a un trabajador son necesarios dos requisitos:

1. El empresario debe estar inscrito como tal en la Tesorería General de la Seguridad Social, es decir, la empresa debe estar dada de alta. Este trámite implica la asignación de un Código de Cuenta de Cotización, indispensable para poder realizar múltiples gestiones con la Seguridad Social, entre ellas dar de alta a sus empleados.

2. El trabajador debe estar afiliado y contar con un número de la Seguridad Social. Cualquier persona que inicie por primera vez su actividad laboral debe inscribirse previamente en la Seguridad Social. Por este acto, se le asignará un número de afiliación que es único y válido para toda la vida. Antes del alta, puede que el trabajador ya esté afiliado, pero también puede ocurrir que sea la primera vez que se incorpora al mercado laboral y que no tenga número. En este caso, para que el empresario pueda darle de alta, antes deberá inscribirse en la Seguridad Social.

El alta del trabajador, ¿quién debe solicitarla?

Si la empresa está dada de alta y el trabajador tiene su número de afiliación, el siguiente paso es sencillo. Solo habrá que dar de alta al futuro contratado. Dar de alta a un trabajador es un acto administrativo que consiste en comunicar a la Seguridad Social que una persona física, a partir de una determinada fecha, inicia su actividad laboral para una empresa, pyme o autónomo.

Es el empresario quien está obligado a comunicar el alta de sus trabajadores (al igual que las bajas o las variaciones en los datos), aunque en caso de incumplimiento por parte de la empresa, también pueden solicitarla directamente a la Tesorería General de la Seguridad Social los trabajadores por cuenta ajena.

Por último, la propia Tesorería puede actuar de oficio y proceder a dar de alta a un trabajador. Puede ocurrir, por ejemplo, si una inspección de Trabajo, detecta que un empleado no está dado de alta (como debería). En este caso, la empresa puede recibir la correspondiente sanción.

Documentación necesaria

Independientemente del tipo de contrato o régimen de la Seguridad Social, cualquier solicitud de alta debe incluir una serie de datos que se agrupan en tres epígrafes:

1. Datos relativos a la empresa: nombre o razón social, código de cuenta de cotización, régimen de la Seguridad Social

2. Datos del trabajador: nombre y apellidos, DNI, domicilio, número de afiliación.

3. Datos relativos a la relación laboral que se inicia: Fecha, grupo de cotización, tipo de contrato (coeficiente en el caso de contratos de media jornada o por horas).

Existen distintos formularios que recogen estos y otros datos específicos según el régimen, de los cuatro existentes, en el que corresponda dar de alta al trabajador: Régimen General, Autónomos, Régimen Minería del Carbón o Régimen Especial del Mar.

Estos formularios son válidos tanto para solicitar el alta como la baja y también para comunicar cualquier variación en los datos aportados.

El modelo para solicitar el alta en el régimen general (el más utilizado) es el TA2/S y el correspondiente a autónomos es el TA0521 (del que existen distintas versiones para cada caso: familiares que colaboran con el titular de una explotación, socios de cooperativas, trabajadores por cuenta propia del sector agrario…).

Hay que insistir en que el alta es siempre un trámite previo al inicio de la actividad laboral. Si eres un empresario incluido en el régimen general de la Seguridad Social y piensas ampliar la plantilla con nuevos trabajadores, puedes solicitar su alta hasta 60 días naturales antes de que comiencen la actividad.

En el caso de autónomos que contraten, este plazo se reduce a 30 días naturales. Si se trata de una baja o de un cambio de datos, el periodo para comunicarla, en cualquier caso, es de 3 días.

Dar de alta a un trabajador online

Desde el año 2013, las empresas (independientemente del número de trabajadores) y los sujetos obligados a cotizar deben presentar sus solicitudes de altas, bajas y modificación de datos por Internet. Hay dos vías para hacerlo:

• A través del sistema RED. Es un sistema creado para facilitar el intercambio electrónico de datos y documentos entre la Tesorería General de la Seguridad Social y cualquier empresario o autónomo. Para acceder a él tendrás que solicitar previamente la correspondiente autorización en la TGSS.
• A través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social, dándote de alta en el sistema RETA y obteniendo el correspondiente usuario y contraseña o cl@ve permanente.

En algunos casos (autónomos que no tengan la condición de empresarios sujetos al RED) también es posible entregar el impreso de solicitud de alta de manera presencial en la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o administración competente siempre en la misma provincia en la que se ejerza la actividad.

Requisitos a tener en cuenta

• El alta del trabajador ha de presentarse en la provincia en la que vaya a ejercer su actividad. Hay que recordar que el empresario deberá solicitar un Código de Cuenta de Cotización por cada una de las provincias en las desarrolle su actividad.
• Hay situaciones en las que el trabajador puede estar de alta en la seguridad social aunque no esté trabajando temporalmente. Es lo que se conoce como alta asimilada. Es el caso, por ejemplo, de las personas en situación legal de desempleo (que estén inscritas y sellen periódicamente el “paro” en las Oficinas del INEM), de las que se encuentran en excedencia forzosa o de las que tienen periodos de inactividad entre trabajos de temporada.

Trámites posteriores

Una vez que el trabajador ha sido dado de alta, el empresario deberá presentar el contrato que establece la relación laboral en el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE antiguo INEM) en un plazo no superior a 10 días y asumir el pago de las cotizaciones correspondientes a la Seguridad Social.

En este sentido, como empresarios, deberemos abonar mensualmente las cuotas correspondientes de la Seguridad Social que se deriven de la actividad laboral llevada a cabo por nuestro empleado. Para poder realizar los ingresos, deberemos presentar los modelos TC.1 y TC.2 a través del mencionado Sistema Red.

Los pagos mensuales podremos gestionarlos a través de cualquier entidad financiera reconocida para funcionar como Oficina Recaudadora (Bancos, Cajas, etc.)

Para que un proyecto empresarial pueda hacerse realidad y comenzar a desarrollar una determinada actividad económica, además de los imprescindibles estudios previos de viabilidad y mercados posibles hay que tener en cuenta que son necesarios una serie de trámites administrativos para que la empresa sea considerada como tal, y cuente con todas las garantías  asumiendo sus obligaciones legales y tributarias.

Antes del inicio de la actividad, la empresa debe estar inscrita en la Seguridad Social. Esta inscripción y alta e implica la asignación por parte de la Tesorería General de la Seguridad Social de un Código de Cuenta de Cotización, imprescindible, para realizar cualquier trámite o pago posterior, incluido el de poder contratar a los trabajadores que requerirá la actividad laboral y para abonar las cotizaciones correspondientes.

Antes de dar de alta la empresa

Aunque las medidas encaminadas a facilitar los trámites a los emprendedores hacen que cada vez sea más sencillo poner en marcha un proyecto, crear una empresa sigue siendo algo complicado. Antes de darle de alta a la tuya, primero tendrás que constituirla y recabar algunos de los documentos imprescindibles para obtener esa alta.

Aunque cada caso tiene sus peculiaridades, de manera resumida, los pasos para la creación de una empresa son:

• Determinar su forma legal: empresario individual, o colectivo (sociedad anónima limitada, cooperativa, comunidad de bienes…)
• Establecer sus estatutos y firmar la escritura de constitución ante notario (empresarios colectivos).
• Inscribir la citada escritura en el registro público correspondiente (en la mayoría de los casos en el registro mercantil) que será el más cercano al domicilio social de la nueva empresa.
• Solicitar el NIF de la empresa recién constituida, bien en la delegación de la Agencia Tributaria correspondiente o vía telemática.

Documentación necesaria

Una vez hechos todos los trámites anteriores, para que tu empresa quede dada de alta  en la Seguridad Social deberás solicitarlo aportando:

1. Modelo oficial de solicitud TA 6 (ver PDF)
2. DNI u otro documento identificativo del titular ( o titulares) de la empresa o del empresario individual
3. Documento emitido por el Ministerio de Economía y Hacienda (Agencia Tributaria) en el que queda asignado el Número de Identificación Fiscal (NIF).
4. Documento identificativo de quien hace la solicitud.
5. Documento de constitución de la empresa (escritura) debidamente registrado.
6. Declaración de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores (Modelo 036)

Modelo TA 6

El Modelo TA 6 es el que tendrás que presentar para solicitar el alta de tu empresa y obtener una primera cuenta de cotización.

Entre los datos más importantes que deben quedar reflejados en este formulario destacan los relativos al régimen de la Seguridad Social en el que queda encuadrada la empresa y aquellos que contribuyen a su correcta identificación:

• Nombre y apellidos o Razón Social
• Nombre comercial
• Domicilio de la empresa
• Número de identificación fiscal (NIF, CIF) y número de la Seguridad Social o de afiliación del empresario.
• Para el empresario colectivo (sociedades) son indispensables además los datos del registro donde figurará, entre otros datos, la fecha de constitución de la empresa.

También han de figurar datos específicos sobre la actividad económica que se pretende iniciar y sobre la mutua o entidad con la que la empresa ha concertado la cobertura de incidencias relacionadas con accidentes de trabajo o enfermedades profesionales.

Quién debe solicitar el alta

Dar de alta a la empresa es un requisito de obligado cumplimiento antes del inicio de su actividad, independientemente del sector al que se dedique y de la forma jurídica en la que esté constituida.

La solicitud puede presentarla directamente el empresario u otra persona que le represente, siempre que disponga de un documento que acredite que está autorizado para hacerlo.

Dónde y cómo solicitar el alta

El organismo encargado de dar de alta a las empresas constituidas es la Tesorería General de la Seguridad Social y el trámite puede realizarse de dos maneras:

• De forma presencial, acudiendo con cita previa a la Administración de la TGSS más cercana al domicilio de la empresa. Es importante saber que la empresa necesita un código de cuenta de cotización en cada una de las provincias en las que ejerza su actividad, es decir, si tu empresa tiene su razón social en Madrid pero también cuenta con un centro de trabajo en Barcelona, además del alta tendrás que solicitar un segundo código de cotización a través del modelo TA 7.
• Vía telemática, con certificado digital y a través de la sede electrónica de la Seguridad Social accediendo al apartado “inscripción del empresario”.

Costes y tiempo de tramitación

El alta en sí misma no supone coste alguno pero tendrás que tener en cuenta que algunos de los trámites previos sí pueden implicar un desembolso económico más o menos importante, entre otros:

• Notario para la firma de escritura de constitución (los gastos varían notablemente de una provincia a otra pero pueden ser aproximadamente unos 300 €).
• Depósito del posible capital social (para sociedades limitadas o anónimas).
• Solicitud de razón social e inscripción en el Registro Mercantil (a partir de 50 €).

En cuanto al tiempo de tramitación, el modelo TA 6 establece que la administración de la seguridad social dispones de 45 días para resolver la solicitud y siempre podrá pedir la documentación anexa que se considere oportuna en cuyo caso este plazo puede prolongarse.

Trámites relacionados

Para completar los trámites relativos a la constitución y alta de una empresa faltarían tres gestiones también importantes:

1. Alta en el RETA. Tanto el empresario individual como los posibles administradores de una sociedad empresarial son considerados, además, trabajadores, por lo que deben estar inscritos en alguno de los regímenes de la seguridad social. En este caso, el alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) es exigible.
2. Pago del Impuesto de Actividades Económicas (IAE). El empresario (o empresa) deberá solicitar (y abonar) el correspondiente IAE, según actividad, bien directamente a través de la Agencia Tributaria o bien a través de cuotas locales (ayuntamientos), en un plazo no superior al mes siguiente al inicio de la actividad.
3. Alta en el sistema RED. Salvo determinadas excepciones, las empresas, independientemente de su número de trabajadores, están obligadas a incorporarse al Sistema de Remisión Electrónica de Datos (RED) para facilitar la comunicación y la gestión de los distintos trámites administrativos con la Seguridad Social y la Agencia Tributaria (por ejemplo el pago de impuestos y de cotizaciones de los trabajadores).